Exportar as contas do condomínio para o contabilista

No fim do exercício o administrador presta contas à assembleia (artigo 1436.º do Código Civil). Quando o condomínio tem um contabilista, por decisão da assembleia, porque a administradora trabalha assim ou porque o condomínio passou a ter obrigações declarativas, o contabilista pede os mesmos elementos que a assembleia vê, mas na forma em que os lança: por rubrica, por documento e por terceiro, com NIF. Este guia lista o que guardar, o que enviar e como o Condie o exporta num só ficheiro.

O que o condomínio guarda

• Os avisos de cobrança e os recibos emitidos a cada condómino, numerados em sequência.
• As faturas dos fornecedores e a prova de cada pagamento (transferência, referência, cheque).
• Os extratos bancários da conta do condomínio e a reconciliação com os recibos e pagamentos.
• O orçamento aprovado, as atas que aprovam as contas e as quotas extraordinárias.
• As notas de crédito, os reembolsos e os motivos de qualquer anulação.

O Condie conserva os documentos financeiros por dez anos, o prazo do artigo 52.º do Código do IVA, que adota como referência para todos os edifícios, tenham ou não atividade sujeita a IVA. Um documento anulado não desaparece: fica no livro-razão com a data e o motivo, e sai nas exportações com o estado "Anulado".

O que o contabilista pede

1. Balancete por rubrica: o que foi emitido e o que foi recebido em cada rubrica de receita, o que foi faturado e pago em cada rubrica de despesa.
2. Diário de movimentos: todos os documentos do exercício, por data, com o tipo, a entidade, o NIF, a fração, a rubrica, o valor a débito ou a crédito e o estado.
3. Despesas por fornecedor: faturado, pago, retido na fonte e por pagar, com o NIF de cada fornecedor.
4. Recibos emitidos: cada recibo com o condómino, a fração, a forma de pagamento e os avisos que liquida.
5. Saldos das contas correntes: o que cada condómino deve ou tem a seu favor no último dia do exercício.
6. Extratos de conta corrente de um condómino ou de um fornecedor em concreto, quando há dúvidas.
7. Retenções na fonte e SAF-T, quando existem: as retenções para a declaração Modelo 10 (artigo 119.º do Código do IRS) e o SAF-T só quando o edifício emite documentos certificados.

O que o pacote do Condie contém

Em Definições › Exportar os meus dados, cada edifício tem o botão "Pacote para o contabilista (Excel)". Escolhe-se o exercício e sai um ficheiro com cinco folhas, com o nome e o NIF do edifício no cabeçalho de cada uma:

• Balancete: receitas e despesas por rubrica, com emitido, liquidado e por liquidar.
• Diário: todos os documentos do exercício, ativos e anulados, com débito e crédito só nos ativos, o número certificado e o ATCUD quando existem.
• Fornecedores: faturas, pagamentos, retenção na fonte, notas de crédito e saldo por fornecedor, com NIF.
• Recibos: os recibos emitidos e os avisos que cada um liquida.
• Saldos: as contas correntes dos condóminos no fim do exercício, devedores primeiro.

O pacote lê o livro-razão tal como está e não altera nada. Para o envio periódico de pagamentos e recebimentos, numerado e incremental, existe a exportação em Finanças › Fecho e fisco; os dois ficheiros complementam-se.

Como enviar

1. Feche o mês ou o exercício antes de exportar: recibos emitidos, faturas lançadas, reconciliação bancária feita.
2. Descarregue o pacote do exercício e, se o edifício emite documentos certificados, o SAF-T do mesmo ano.
3. Junte o extrato bancário de dezembro (ou do último mês do exercício) e as atas que aprovaram o orçamento e as contas.
4. Envie por email ou partilhe numa pasta. O ficheiro tem o NIF dos condóminos e dos fornecedores: trate-o como dado pessoal e não o publique no portal.
5. Guarde o ficheiro enviado com a prestação de contas desse exercício.

Tem dúvidas sobre o que mostrar à assembleia? Veja o guia da aprovação das contas e o das obrigações fiscais do condomínio.