Recibos de quotas: o que a lei exige e quando precisa de software certificado

Duas perguntas voltam sempre: "o administrador não me dá recibos, é normal?" e "para emitir recibos de quotas temos de ter software certificado?". As respostas são não e não, e vale a pena perceber porquê, porque as duas se confundem com frequência.

O recibo é devido

Quem cumpre uma obrigação tem direito a quitação (artigo 787.º do Código Civil). O administrador cobra as quotas e presta contas (artigo 1436.º). O recibo é o documento que liga as duas coisas: prova ao condómino que pagou aquela quota, e prova ao condomínio o que entrou e de onde. A transferência bancária prova que o dinheiro saiu de uma conta e entrou noutra; não prova a que quota foi aplicado nem que a dívida daquele mês está saldada. Por isso a conta corrente do condómino se faz com recibos, não com extratos.

O que o recibo tem de conter

• Identificação do condomínio (nome do prédio, morada, NIF) e do condómino (nome, fração, NIF).
• Número sequencial e data de emissão.
• O que foi pago: a quota de que período, ou a prestação de que quota extraordinária, ou o fundo de reserva.
• Valor, meio de pagamento e data do pagamento.
• Quem emite: o administrador, ou a empresa em nome do condomínio.

Em que prazo

Não há prazo legal em dias. A quitação é devida com o pagamento, e a prestação de contas exige a conta corrente atualizada. Uma administração que emite recibos "quando fecha o mês" cumpre; uma que os emite meses depois, ou só a pedido, não. A forma de acabar com a discussão é deliberar o prazo em assembleia e fazê-lo constar da ata: "os recibos são emitidos no prazo de 15 dias após a receção do pagamento".

Software certificado: para quê e para quem

A certificação de software pela Autoridade Tributária aplica-se à emissão de faturas e documentos equivalentes por sujeitos passivos de IVA. As quotas de condomínio não são o preço de uma venda nem de um serviço prestado aos condóminos; são a comparticipação de cada um nas despesas comuns. O condomínio autoadministrado que cobra quotas aos condóminos não está a faturar, está a repartir. Os recibos de quotas não precisam, por isso, de software certificado.

A certificação passa a interessar quando o condomínio fatura a terceiros: arrenda a casa da porteira ou um espaço comum com IVA, cobra publicidade numa empena, vende um serviço. Aí há faturas, há IVA e há obrigações declarativas, e o software tem de ser certificado. Um condomínio com rendas de partes comuns deve confirmar com um contabilista se está enquadrado.

O que o condómino pode fazer

1. Pedir o recibo por escrito, com a data e o valor do pagamento.
2. Levar o assunto à assembleia e deliberar o prazo de emissão.
3. Pedir a conta corrente da sua fração: o administrador tem de a fornecer.
4. Guardar os comprovativos de transferência com a indicação da quota paga, para a imputação ficar clara.

Para o administrador

Emita o recibo no momento em que regista o pagamento, com a quota a que foi imputado, e disponibilize-o ao condómino. O Condie faz isso automaticamente: cada recebimento gera o recibo numerado, ligado à cobrança que liquidou, e o condómino descarrega-o no portal sem pedir a ninguém.