Recibos de quotas: o que a lei exige e quando precisa de software certificado

Duas perguntas voltam muitas vezes: "o administrador não me dá recibos, é normal?" e "para emitir recibos de quotas é preciso software certificado?". As respostas são não e, em regra, não, e vale a pena perceber porquê, porque as duas se confundem com frequência.

O recibo é devido

Quem cumpre uma obrigação tem o direito de exigir quitação (artigo 787.º do Código Civil). O administrador cobra as quotas e presta contas (artigo 1436.º). O recibo é o documento que liga as duas coisas: prova ao condómino que pagou aquela quota, e prova ao condomínio o que entrou e de onde. A transferência bancária prova que o dinheiro saiu de uma conta e entrou noutra; não prova a que quota foi aplicado nem que a dívida daquele mês está saldada. Por isso a conta corrente do condómino se faz com recibos, não com extratos.

O que o recibo tem de conter

• Identificação do condomínio (nome do prédio, morada, NIF) e do condómino (nome, fração, NIF).
• Número sequencial e data de emissão.
• O que foi pago: a quota de que período, ou a prestação de que quota extraordinária, ou o fundo de reserva.
• Valor, meio de pagamento e data do pagamento.
• Quem emite: o administrador, ou a empresa em nome do condomínio.

Em que prazo

Não há prazo legal em dias. O condómino pode exigir a quitação no pagamento ou depois dele (artigo 787.º, n.º 2), e a prestação de contas exige a conta corrente atualizada. Emitir recibos ao fechar o mês é compatível com isso; emiti-los meses depois, ou só a pedido, dificulta a prestação de contas. A forma de acabar com a discussão é deliberar o prazo em assembleia e fazê-lo constar da ata: "os recibos são emitidos no prazo de 15 dias após a receção do pagamento".

Software certificado: para quê e para quem

A obrigação de usar programas certificados pela Autoridade Tributária aplica-se à emissão de faturas por sujeitos passivos de IVA, nas condições do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 (entre elas, volume de negócios superior a 50.000 € no ano anterior). As quotas de condomínio não são o preço de uma venda nem de um serviço prestado aos condóminos; são a comparticipação de cada um nas despesas comuns. Para a Autoridade Tributária, o condomínio de um prédio de habitação que se limita à simples administração das partes comuns não exerce uma atividade económica para efeitos de IVA (Ofício-Circulado n.º 30111/2009, da Direção de Serviços do IVA). Os recibos de quotas não precisam, por isso, de software certificado.

A questão muda quando o condomínio cede partes comuns a terceiros contra pagamento, como a instalação de uma antena de telecomunicações ou a afixação de publicidade. Segundo o mesmo ofício-circulado, o condomínio passa então a ser sujeito passivo e deve registar-se para efeitos de IVA, podendo beneficiar de uma isenção consoante o enquadramento. Aí há faturas e obrigações declarativas, e a obrigação de programa certificado aplica-se nas condições do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

O que o condómino pode fazer

1. Pedir o recibo por escrito, com a data e o valor do pagamento.
2. Levar o assunto à assembleia e deliberar o prazo de emissão.
3. Pedir a conta corrente da sua fração: o administrador tem de a fornecer.
4. Guardar os comprovativos de transferência com a indicação da quota paga, para a imputação ficar clara.

Para o administrador

Emita o recibo no momento em que regista o pagamento, com a quota a que foi imputado, e disponibilize-o ao condómino. Numere os recibos em sequência e guarde-os com a prestação de contas.