RGPD no condomínio: devedores, contactos, câmaras e prazos

O condomínio trata dados pessoais todos os dias: nomes, moradas, NIF, contactos, dívidas, imagens de câmaras. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e a Lei n.º 58/2019, que o executa em Portugal, aplicam-se como a qualquer outra entidade. Quatro situações concentram quase todas as dúvidas.

A base legal: a lei do condomínio

Um tratamento de dados é lícito se tiver uma base no art. 6.º, n.º 1, do RGPD. No condomínio, a principal é o cumprimento de obrigações jurídicas (alínea c)): os condóminos têm de informar o administrador do NIF, morada, telefones e email, e de os atualizar (art. 3.º, n.º 2, do Decreto-Lei n.º 268/94); o administrador convoca a assembleia, cobra as quotas e presta contas (art. 1436.º do Código Civil). Para a cobrança de dívidas pode servir também o interesse legítimo (alínea f)).

A base legal cobre a finalidade para que os dados foram recolhidos, e só essa (art. 5.º, n.º 1, alínea b)). Os dados têm ainda de ser os necessários e não mais (alínea c), minimização).

Lista de devedores no átrio

É uma dúvida frequente, e a resposta prudente é não. Um átrio é visto por inquilinos, visitas, estafetas e prestadores de serviços, que não precisam de saber quem deve. Afixar nomes e valores vai além do necessário para cobrar (art. 5.º, n.º 1, alínea c)).

O lugar próprio é a prestação de contas aos condóminos (art. 1436.º, n.º 1, alínea l)): o mapa de dívidas por fração nas contas anuais e na assembleia, e a carta individual ao devedor. Na afixação, basta a identificação do administrador, que a lei manda pôr na entrada (art. 3.º, n.º 1, do DL 268/94).

Contactos dos condóminos

• Uso do administrador: convocatórias, avisos, cobranças, comunicação de atas. É a finalidade da recolha.
• Convocatória por email: só para quem o pediu em ata anterior, com o endereço registado nessa ata (art. 1432.º, n.º 2, do Código Civil). Envie com os destinatários ocultos.
• Pedido de outro condómino: não entregue o contacto sem autorização do titular. Ofereça-se para reencaminhar a mensagem.
• Grupos de mensagens: adicionar alguém a um grupo expõe o seu número a todos os membros. Peça autorização primeiro.

Videovigilância nas partes comuns

Os sistemas de videovigilância para proteção de pessoas e bens têm de cumprir os requisitos do art. 31.º da Lei n.º 34/2013, com os limites do art. 19.º da Lei n.º 58/2019:

• As câmaras não podem incidir sobre a via pública, propriedades vizinhas ou outros locais que não sejam do domínio exclusivo do responsável, salvo o estritamente necessário para cobrir os acessos ao imóvel (n.º 2, alínea a)).
• É proibida a captação de som, com exceções muito limitadas (n.º 4).
• As gravações conservam-se 30 dias e são destruídas depois, no prazo máximo de 48 horas (art. 31.º, n.º 2, da Lei n.º 34/2013).
• O local tem de ter aviso bem visível com a menção "Para sua proteção, este local é objeto de videovigilância" e o responsável pelo tratamento, perante quem se exercem os direitos de acesso e retificação (art. 31.º, n.º 5).
• Quem acede às gravações guarda sigilo e não as pode ceder nem copiar (n.os 3 e 4).

Nenhuma destas leis fixa a maioria de condomínio para decidir. Leve o assunto à assembleia com ponto próprio, registe em ata a finalidade, as câmaras e as zonas filmadas, quem vê as imagens e por quanto tempo, e confirme junto da CNPD se o seu caso levantar dúvidas.

Quanto tempo se guardam os dados

O prazo de conservação é o fixado por norma legal ou, na falta dela, o necessário para a finalidade (art. 21.º, n.º 1, da Lei n.º 58/2019). Os dados que provam o cumprimento de obrigações podem guardar-se enquanto não prescreverem os direitos correspondentes (n.º 3), e quando a finalidade acaba devem ser destruídos ou anonimizados (n.º 4). As atas são guardadas pelo administrador, que tem de facultar a sua consulta aos condóminos (art. 1.º, n.º 5, do DL 268/94), e todos os documentos do condomínio também (art. 1436.º, n.º 1, alínea n)).