Deveres do administrador de condomínio: o que a lei exige

Em Portugal, todo o prédio em propriedade horizontal tem de ter um administrador. Nos prédios pequenos é normalmente um dos condóminos, eleito na assembleia, muitas vezes sem ter pedido o cargo. As funções não são decorativas: estão tipificadas no artigo 1436.º do Código Civil e a Lei 8/2022 acrescentou-lhes obrigações com prazos e consequências.

Como se chega a administrador

O administrador é eleito e exonerado pela assembleia (art. 1435.º). O mandato é de um ano, renovável. Se a assembleia não eleger ninguém, qualquer condómino pode pedir a nomeação ao tribunal, e até lá as funções tendem a recair, na prática, sobre quem as for assumindo. Não existe forma de o prédio "não ter" administração: as obrigações existem, com ou sem eleição formal.

As funções do artigo 1436.º

• Convocar a assembleia de condóminos (incluindo a anual, na primeira quinzena de janeiro ou, se o regulamento ou deliberação da assembleia o permitir, no primeiro trimestre, art. 1431.º) e executar as suas deliberações.
• Elaborar o orçamento das receitas e despesas de cada ano.
• Cobrar as receitas e efetuar as despesas comuns, incluindo exigir as quotas aos condóminos em atraso.
• Prestar contas à assembleia.
• Regular o uso das coisas comuns e a prestação dos serviços de interesse comum.
• Praticar os atos conservatórios dos direitos relativos aos bens comuns, incluindo obras urgentes de conservação.
• Guardar e manter os documentos do condomínio.
• Verificar a existência do seguro contra o risco de incêndio, propondo à assembleia o valor do capital seguro.

O que a Lei 8/2022 acrescentou

• Declaração de dívida na venda: quando uma fração é vendida, o administrador tem 10 dias para emitir uma declaração escrita com os encargos e dívidas da fração. Sem ela, a escritura só avança se o comprador declarar expressamente que prescinde da declaração, assumindo as dívidas do vendedor (art. 1424.º-A, n.º 3).
• Intervenção em prazo nas situações que exigem ação do condomínio, e comunicação aos condóminos de ocorrências relevantes.
• Possibilidade de comunicações eletrónicas com os condóminos que nisso consintam, incluindo convocatórias.

Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE)

Um dever pouco conhecido, e raro: a Lei n.º 89/2017, de 21 de agosto exclui os condomínios do RCBE, salvo quando, cumulativamente, o valor patrimonial global do prédio (partes comuns incluídas) excede 2 000 000 euros e um único titular (ou contitulares, ou os seus beneficiários efetivos) detém mais de 50% da permilagem (artigo 4.º, alínea h), do regime anexo). Só nesse caso o administrador declara os beneficiários efetivos ao Instituto dos Registos e do Notariado e confirma a declaração anualmente, até 31 de dezembro (artigo 15.º). Abaixo desses limiares não há nada a declarar; a forma de apurar o valor global está a ser confirmada com advogado.

Responsabilidade

O administrador responde civilmente pelas suas omissões (art. 1436.º, n.º 3) e perante os condóminos pelos atos da sua gestão. Na prática, os problemas nascem quase sempre da mesma raiz: contas sem registo organizado, quotas cobradas sem recibo, deliberações sem ata. A proteção de quem administra é a documentação: cada movimento registado, cada deliberação em ata, cada conta prestada com documentos.