Convocatória por email: a deliberação que a torna válida, com minuta

Desde a Lei 8/2022 a convocatória da assembleia pode seguir por email. A maior parte dos condomínios que o faz, faz mal: manda o email, ninguém registou nada em ata, e a primeira deliberação contestada cai por vício de convocação. O artigo 1432.º do Código Civil diz exatamente o que tem de acontecer, em dois números curtos.

O que a lei exige

• N.º 2: a convocatória é feita por correio eletrónico para os condóminos que manifestem essa vontade em assembleia de condóminos realizada anteriormente, devendo essa manifestação ficar lavrada em ata com a indicação do respetivo endereço de correio eletrónico.
• N.º 3: nessa situação, o condómino deve enviar, pelo mesmo meio, recibo de receção do email convocatório.

Três consequências práticas. Primeiro, o consentimento é individual: cada condómino escolhe, e quem não escolheu continua a receber por carta registada ou por aviso com recibo assinado. Segundo, a ata é o documento que vale, não a caixa de correio do administrador. Terceiro, o recibo de receção é um dever do condómino, mas quem precisa dele para se defender é o administrador, por isso convém pedi-lo e guardá-lo.

Minuta de deliberação para a ata

Inclua o ponto na ordem de trabalhos da próxima assembleia (por exemplo, "Forma de envio das convocatórias") e transcreva a deliberação assim:

PONTO __: Forma de envio das convocatórias (artigo 1432.º, n.ºs 2 e 3,
do Código Civil)

Foi apresentada aos condóminos a possibilidade, prevista no n.º 2 do
artigo 1432.º do Código Civil, de a convocatória das assembleias ser
efetuada por correio eletrónico para os condóminos que assim o
manifestem em assembleia, ficando essa vontade lavrada em ata com a
indicação do respetivo endereço de correio eletrónico.

Manifestaram a vontade de receber as convocatórias por correio
eletrónico, para os endereços que indicaram, os seguintes condóminos:

  Fração __  |  [nome do condómino]  |  [endereço de email]
  Fração __  |  [nome do condómino]  |  [endereço de email]
  Fração __  |  [nome do condómino]  |  [endereço de email]

Os condóminos acima identificados ficaram cientes de que, nos termos
do n.º 3 do mesmo artigo, devem enviar, pelo mesmo meio, recibo de
receção de cada email convocatório, e de que a alteração do endereço
ou a revogação desta opção deve ser comunicada por escrito ao
administrador.

Os restantes condóminos continuam a ser convocados nos termos do
n.º 1 do artigo 1432.º (carta registada ou aviso convocatório com
recibo de receção assinado).

A assembleia tomou nota das manifestações de vontade, que ficam
registadas na presente ata para os efeitos do artigo 1432.º.

O que escrever na convocatória por email

O email deve levar a convocatória completa (dia, hora, local, ordem de trabalhos, segunda convocação) e um pedido explícito de recibo:

Assunto: Convocatória para assembleia de condóminos, [data]

Nos termos do artigo 1432.º do Código Civil e da deliberação constante
da ata n.º __ de [data], em que manifestou a vontade de receber as
convocatórias por correio eletrónico, envio em anexo a convocatória
para a assembleia de condóminos a realizar no dia [data], pelas
[hora], em [local].

Pede-se que responda a este email a confirmar a receção, conforme
exige o n.º 3 do artigo 1432.º. Sem essa confirmação, a convocatória
será entregue em mão ou por carta registada.

O administrador,
[nome]

Onde isto costuma falhar

1. Deliberar "todos passam a receber por email". A lei não permite uma maioria decidir pelos ausentes; cada condómino manifesta a sua vontade. Uma deliberação genérica sem os nomes e os endereços não cumpre o n.º 2.
2. Guardar o consentimento fora da ata. Um formulário, uma mensagem ou uma assinatura num papel avulso ajudam como prova, mas a lei manda lavrar em ata. Na assembleia seguinte, ratifique.
3. Não pedir o recibo. O n.º 3 é o único ponto do artigo que depende do condómino. Sem recibo, quem fica sem prova é o administrador.
4. Endereços desatualizados. A ata regista um endereço concreto. Se o condómino o mudar sem comunicar, a convocatória enviada para o endereço registado cumpre a lei; ainda assim, reenvie para o novo assim que souber.