Passar de empresa de condomínio para gestão interna: a lista de verificação

Um prédio pequeno que paga a uma empresa e não sente o serviço acaba, mais cedo ou mais tarde, a perguntar "e se fôssemos nós?". A lei permite-o: o administrador pode ser um dos condóminos ou um terceiro (artigo 1435.º, n.º 4, do Código Civil). A mudança faz-se em cinco passos concretos, que cabem em duas assembleias.

1. Ler o contrato e a última ata

O contrato com a empresa tem, em regra, um prazo e um pré-aviso. A ata que a contratou fixou as condições. Confirme os dois antes de qualquer carta: sair fora de prazo pode custar meses de honorários. Se a empresa foi eleita administradora em assembleia, a exoneração é deliberação da assembleia (artigo 1435.º, n.º 1); se é uma prestadora contratada pelo administrador, é denúncia de contrato.

2. A assembleia que decide

Convoque uma assembleia extraordinária, ou inclua na ordinária de janeiro, com estes pontos:

ORDEM DE TRABALHOS
1. Cessação do contrato de administração com [empresa], com efeitos
   a [data], e destituição como administradora;
2. Eleição do administrador para o mandato de [data] a [data], e
   fixação da sua remuneração ou isenção de quotas;
3. Conta bancária do condomínio: confirmação da titularidade pelo
   condomínio, designação de quem a movimenta e regra de
   movimentação, revogação dos poderes anteriores;
4. Entrega de documentação, saldos e chaves pela administração
   cessante, e prazo para a prestação de contas final;
5. Forma de envio das convocatórias (correio eletrónico para quem o
   declarar) e forma de cobrança das quotas.

3. O que exigir à empresa, por escrito

• Prestação de contas até à data da cessação, com extratos bancários de todos os anos de mandato.
• Livro de atas e todas as atas; título constitutivo; regulamento se existir.
• Lista de condóminos com contactos, permilagens e saldos à data, com os comprovativos das dívidas.
• Contratos em vigor (limpeza, elevador, seguro, eletricidade), com datas de renovação e pré-avisos.
• Apólices de seguro do edifício e das frações que a empresa geria, e o certificado do seguro obrigatório.
• Credenciais de homebanking, cartões, chaves de partes comuns, códigos de acesso.
• Declaração de que não há processos judiciais pendentes, ou a lista deles.

Fixe um prazo na ata (15 dias é razoável) e envie o pedido por carta registada. O dever de prestar contas (artigo 1436.º, n.º 1, al. l)) e de guardar os documentos do condomínio (al. n)) implica a sua entrega ao sucessor; a recusa é fundamento para ação judicial e, em casos de retenção de dinheiro, queixa-crime.

4. O banco

Se a conta está em nome do condomínio, leve ao banco a ata com os novos signatários e a revogação dos anteriores. Se o dinheiro estava numa conta da empresa, abra conta em nome do condomínio e exija a transferência do saldo com o extrato final. Os elementos que os bancos pedem, as minutas de deliberação e de adenda e os erros que fazem recusar a ata estão no guia conta bancária do condomínio: a ata que o banco aceita.

5. A primeira quota da nova administração

Com a lista de frações e permilagens, o orçamento aprovado e a conta aberta, emita as quotas do mês seguinte à cessação, com recibo por cada pagamento, e o fundo de reserva como linha própria. Envie a cada condómino a sua conta corrente com o saldo de partida herdado da empresa, para que ninguém discuta mais tarde de onde veio a dívida. É o momento em que a gestão interna ganha ou perde a confiança do prédio.

O que a lei não deixa saltar

• Assembleia ordinária na primeira quinzena de janeiro, todos os anos, com contas e orçamento (artigo 1431.º, n.º 1; o primeiro trimestre só se o regulamento ou deliberação o permitir, n.º 4).
• Fundo comum de reserva com pelo menos 10% da quota-parte de cada condómino nas restantes despesas, depositado em instituição bancária (artigo 4.º do DL 268/94).
• Seguro de incêndio das partes comuns e das frações (artigo 1429.º).
• Declaração de dívida em 10 dias a contar do pedido quando uma fração é vendida (artigo 1424.º-A, aditado pela Lei 8/2022).
• Convocatórias com 10 dias de antecedência e prova de receção (artigo 1432.º, n.º 1); atas lavradas e assinadas (artigo 1.º do DL 268/94) e deliberações comunicadas aos ausentes em 30 dias (artigo 1432.º, n.º 9).