Passar de empresa de condomínio para gestão interna: a checklist

Um prédio de quatro a doze frações que paga a uma empresa e não sente o serviço acaba, mais cedo ou mais tarde, a perguntar "e se fôssemos nós?". A resposta dos grupos é quase sempre "sim, mas". O "mas" são cinco passos concretos, e todos cabem em duas assembleias.

1. Ler o contrato e a última ata

O contrato com a empresa tem um prazo e um pré-aviso, tipicamente 30 a 90 dias. A ata que a contratou fixou as condições. Confirme os dois antes de qualquer carta: sair fora de prazo pode custar meses de honorários. Se a empresa foi eleita administradora em assembleia, a destituição é deliberação da assembleia (artigo 1435.º); se é uma prestadora contratada pelo administrador, é denúncia de contrato.

2. A assembleia que decide

Convoque uma assembleia extraordinária, ou inclua na ordinária de janeiro, com estes pontos:

ORDEM DE TRABALHOS
1. Cessação do contrato de administração com [empresa], com efeitos
   a [data], e destituição como administradora;
2. Eleição do administrador para o mandato de [data] a [data], e
   fixação da sua remuneração ou isenção de quotas;
3. Conta bancária do condomínio: confirmação da titularidade pelo
   condomínio, designação de quem a movimenta e regra de
   movimentação, revogação dos poderes anteriores;
4. Entrega de documentação, saldos e chaves pela administração
   cessante, e prazo para a prestação de contas final;
5. Forma de envio das convocatórias (correio eletrónico para quem o
   declarar) e forma de cobrança das quotas.

3. O que exigir à empresa, por escrito

• Prestação de contas até à data da cessação, com extratos bancários de todos os anos de mandato.
• Livro de atas e todas as atas; título constitutivo; regulamento se existir.
• Lista de condóminos com contactos, permilagens e saldos à data, com os comprovativos das dívidas.
• Contratos em vigor (limpeza, elevador, seguro, eletricidade), com datas de renovação e pré-avisos.
• Apólices de seguro do edifício e das frações que a empresa geria, e o certificado do seguro obrigatório.
• Credenciais de homebanking, cartões, chaves de partes comuns, códigos de acesso.
• Declaração de que não há processos judiciais pendentes, ou a lista deles.

Fixe um prazo na ata (15 dias é razoável) e envie o pedido por carta registada. O dever de prestar contas e de entregar ao sucessor resulta do artigo 1436.º; a recusa é fundamento para ação judicial e, em casos de retenção de dinheiro, queixa-crime.

4. O banco

Se a conta é do condomínio, leve a ata com os novos signatários e a revogação dos anteriores; cada banco pede a sua lista de documentos, e a adenda resolve o que faltar. Se o dinheiro estava em conta da empresa, abra conta em nome do condomínio com o NIF do condomínio e exija a transferência do saldo com o extrato final. Até o banco registar a mudança, nenhum pagamento sai: avise os fornecedores da data.

5. A primeira quota emitida por vocês

Com a lista de frações e permilagens, o orçamento aprovado e a conta aberta, emita as quotas do mês seguinte à cessação, com recibo por cada pagamento, e o fundo de reserva como linha própria. Envie a cada condómino a sua conta corrente com o saldo de partida herdado da empresa, para que ninguém discuta mais tarde de onde veio a dívida. É o momento em que a gestão interna ganha ou perde a confiança do prédio.

O que a lei não deixa saltar

• Assembleia ordinária em janeiro, todos os anos, com contas e orçamento (artigo 1431.º).
• Fundo comum de reserva com pelo menos 10% das quotas, depositado (DL 268/94).
• Seguro de incêndio das partes comuns e das frações (artigo 1429.º).
• Declaração de dívida em 10 dias úteis quando uma fração é vendida (Lei 8/2022).
• Convocatórias com prova de receção; atas assinadas e comunicadas aos ausentes.

O Condie faz estas obrigações a partir da lista de frações: quotas mensais com recibo, fundo de reserva, convocatórias e atas, conta corrente por condómino e portal onde cada um vê as contas. Há um plano grátis para condomínios até 12 frações, e a importação começa por uma folha com as frações, as permilagens e os saldos iniciais que a empresa entregou.