Conta bancária do condomínio: a ata que o banco aceita, com minuta

Cada banco tem a sua lista, e muitas atas chegam ao balcão incompletas. O resultado repete-se: a ata é recusada, o administrador volta à assembleia, e o condomínio fica semanas sem poder pagar a limpeza. Este guia junta o que os bancos acabam sempre por pedir, para que a deliberação saia certa à primeira.

O que o banco vai pedir

• Número de identificação do condomínio. A conta é titulada pelo condomínio, nunca por quem o administra.
• Ata da assembleia que elegeu a administração, assinada, com a identificação completa de quem fica autorizado a movimentar a conta.
• Regra de movimentação: quem assina, e se assina sozinho ou em conjunto (duas assinaturas conjuntas são uma prática comum em administração interna).
• Identificação de cada signatário: nome completo, NIF, morada, documento de identificação, e por vezes comprovativo de rendimentos. Isto vem das regras de prevenção de branqueamento, não do regime do condomínio.
• Lista de condóminos com permilagem relevante (alguns bancos pedem a identificação de quem detém uma parte significativa do prédio) e, em caso de empresa administradora, a certidão permanente da empresa.
• Presentes, ausentes e permilagens: há bancos que exigem que a ata ou uma adenda liste as frações representadas e as ausentes, com as permilagens, para verificarem a maioria.

Minuta de deliberação para a ata

PONTO __: Conta bancária do condomínio e poderes de movimentação

A assembleia deliberou, por [maioria dos votos dos condóminos
presentes / unanimidade dos presentes], representando ____ ‰ do
valor total do prédio:

1. Que a conta bancária do condomínio, titulada pelo Condomínio do
   prédio sito em [morada completa], NIF [NIF do condomínio], [é
   aberta no banco ______ / se mantém no banco ______ com o IBAN
   PT50 ____ ____ ____ ____ ____ _], destinando-se ao depósito de
   todas as receitas do condomínio e ao pagamento das suas despesas.

2. Que o fundo comum de reserva, previsto no artigo 4.º do
   Decreto-Lei n.º 268/94, é mantido [na mesma conta, em saldo
   identificado / em conta autónoma com o IBAN ______], nos termos
   da lei.

3. Que a conta passa a ser movimentada, com efeitos a partir de
   [data], por:
     [Nome completo], NIF ______, [proprietário da fração __ /
       administrador eleito nesta assembleia], morada ______;
     [Nome completo], NIF ______, proprietário da fração __,
       morada ______;
   mediante [duas assinaturas conjuntas / assinatura de qualquer um
   dos indicados], incluindo o acesso ao serviço de homebanking.

4. Que ficam revogados todos os poderes de movimentação anteriormente
   conferidos, nomeadamente a [nome da empresa ou pessoa], NIF ______,
   que deixa de poder movimentar a conta a partir de [data].

5. Que o administrador fica mandatado para apresentar ao banco a
   presente ata, as adendas que o banco solicite e os documentos de
   identificação dos signatários, e para praticar os atos necessários
   à execução desta deliberação.

Votação: ____ ‰ a favor, ____ ‰ contra, ____ ‰ abstenções.

Minuta de adenda, quando o banco pede mais

Se a ata já foi assinada e o banco pede elementos que lá não estão, não refaça a ata. Faça uma adenda assinada por quem presidiu e secretariou, com referência à ata, e junte-a:

ADENDA À ATA N.º __ DE [data]

Assembleia de condóminos do prédio sito em [morada completa],
NIF do condomínio [NIF].

Para os efeitos solicitados pelo banco ______, os abaixo assinados,
que presidiram e secretariaram a assembleia a que respeita a ata
n.º __, declaram, em complemento e sem alteração do que nela consta:

a) Estiveram presentes ou representados os condóminos das frações
   __, __, __ e __, correspondentes a ____ ‰ do valor total do
   prédio, e ausentes os das frações __ e __, correspondentes a
   ____ ‰.

b) A deliberação do ponto __ foi aprovada com ____ ‰ a favor,
   ____ ‰ contra e ____ ‰ abstenções, o que corresponde a
   [maioria dos votos representativos do capital investido, nos
   termos do artigo 1432.º, n.º 5, do Código Civil / em segunda
   convocatória, maioria dos presentes, n.º 6].

c) Os condóminos autorizados a movimentar a conta são:
     [Nome completo], NIF ______, fração __, documento de
       identificação n.º ______, válido até ______;
     [Nome completo], NIF ______, fração __, documento de
       identificação n.º ______, válido até ______;
   com a regra de movimentação [duas assinaturas conjuntas].

d) O administrador do condomínio, eleito na mesma assembleia para o
   mandato de [data] a [data], é [nome completo], NIF ______.

[Localidade], [data]

O Presidente da mesa,            O Secretário,
______________________           ______________________

Que banco escolher

Vários bancos têm uma "conta condomínio" sem comissão de manutenção ou com comissão baixa; outros cobram a manutenção de uma conta de empresa, que num prédio de seis frações pode ser uma parte visível do orçamento. Antes de escolher, peça por escrito três coisas: a comissão de manutenção e o que a isenta, o custo do homebanking e das transferências, e a lista exata de documentos que o banco exige para a abertura e para cada mudança de signatários. A terceira é a que mais poupa tempo: há bancos que aceitam a ata simples e há bancos que só aceitam uma adenda com presentes, ausentes e permilagens. O condomínio pode mudar de banco por deliberação da assembleia; a conta antiga fecha-se com a mesma ata que abre a nova.

Quando a empresa de administração sai

Se a conta está em nome do condomínio, não há transferência de saldo a fazer: há uma mudança de quem movimenta. A ordem correta é convocar a assembleia com o ponto da conta na ordem de trabalhos, deliberar os novos signatários e a revogação dos anteriores, e levar a ata ao banco. Peça à empresa cessante, por escrito, a entrega dos extratos, dos cartões e das credenciais de homebanking, e a lista dos débitos diretos ativos. Até o banco registar a mudança, nenhum pagamento sai: avise os fornecedores da data.

Se a empresa tinha o dinheiro do condomínio numa conta dela, abra conta em nome do condomínio e exija a transferência do saldo com o extrato final. O resto da passagem (documentos a exigir, assembleia, primeira quota) está no guia passar de empresa de condomínio para gestão interna.

Erros que fazem o banco recusar

1. Ata sem NIF do condomínio ou com a conta em nome do administrador.
2. Signatários identificados só pelo primeiro nome ou sem NIF.
3. Ausência da regra de movimentação (uma ou duas assinaturas).
4. Poderes anteriores não revogados de forma expressa.
5. Ata sem assinaturas de quem presidiu e secretariou.