Reunião por videoconferência e ata por email: o que é válido

Muitos condomínios reúnem por videoconferência e recebem a ata por email dias depois, sem assinaturas. Parte disto é legal e útil; parte é um vício que aparece na primeira cobrança contestada. A distinção é simples: a participação à distância é válida; a ata continua a precisar de ser assinada e comunicada como sempre.

Participar à distância

• A Lei 8/2022 aditou ao Decreto-Lei n.º 268/94 o artigo 1.º-A: a assembleia realiza-se por meios de comunicação à distância, preferencialmente por videoconferência, sempre que a administração o determine ou a maioria dos condóminos o requeira. Quem participa à distância está presente na reunião e vota com a permilagem da sua fração.
• A convocatória tem de indicar o local da reunião (artigo 1432.º, n.º 4, do Código Civil). Numa reunião à distância, indique o meio e a ligação, ou como obtê-la.
• A identidade de quem participa e o sentido do seu voto devem ser verificáveis pela mesa: câmara ligada na chamada nominal, voto declarado em voz ou por escrito na conversa da reunião, registo na ata.
• Quem, fundamentadamente, não tem condições para participar à distância e o comunicou à administração tem direito a que esta lhe assegure os meios; sem isso, a assembleia não pode decorrer assim (artigo 1.º-A, n.º 2). A procuração continua disponível (artigo 1431.º, n.º 3, do Código Civil).

A ata não muda

A ata é lavrada e assinada por quem presidiu e subscrita pelos condóminos presentes (artigo 1.º, n.º 1, do DL 268/94). Quem participou à distância subscreve-a por assinatura eletrónica qualificada (n.º 6) ou por declaração de concordância enviada por email, que se junta à ata (n.º 7); a eficácia das deliberações depende da aprovação da ata, não das assinaturas (n.º 3). Numa assembleia à distância, convém que a ata registe ainda:

• que a assembleia se realizou por videoconferência (ou de forma mista), e por que meio;
• quem participou à distância, com a permilagem, e como a mesa verificou a identidade;
• o sentido de voto de cada participante à distância em cada ponto.

A ata por email

O que chega por email é uma cópia da ata. Para os ausentes, a comunicação das deliberações é o que faz começar os prazos de 10 e 30 dias da impugnação (artigo 1433.º), e faz-se por carta registada com aviso de receção ou por email a quem o declarou em ata, com recibo de receção (artigo 1432.º, n.º 9). A cópia deve ser da ata assinada: um PDF sem a assinatura de quem presidiu nem as subscrições dos presentes é um rascunho. Para cobrar as quotas que a ata aprova, é a ata que serve de título executivo (artigo 6.º do DL 268/94), por isso guarde o original.

Três erros a evitar

1. Reunião por videoconferência sem que a convocatória indicasse o meio. Uma convocatória que não diz onde se reúne expõe as deliberações a impugnação.
2. Ata "aprovada por email" sem original. A ata indica que foi lida e aprovada (n.º 2). A concordância com o seu conteúdo enviada por email vale como subscrição e junta-se ao original (n.º 7); o que não substitui a ata é um PDF sem a assinatura de quem presidiu.
3. Nenhum registo de quem votou o quê à distância. Sem isso, qualquer contagem por permilagem é indefensável.

Para o administrador

Ponha a ligação na convocatória, faça a chamada nominal com a permilagem, registe os votos à distância na ata, assine-a no próprio dia e envie a cópia assinada a todos, com prova de receção para os ausentes.