Reunião por videoconferência e ata por email: o que é válido

Desde a pandemia muitos condomínios reúnem pelo Teams ou pelo Zoom e recebem a ata por email dias depois, sem assinaturas. Parte disto é legal e útil; parte é um vício que rebenta na primeira cobrança contestada. A distinção é simples: a participação à distância é válida; a ata continua a precisar de ser assinada e comunicada como sempre.

Participar à distância

• A Lei 8/2022 admitiu a participação na assembleia por meios de comunicação à distância. Quem participa por videoconferência conta para o quórum e vota, com a permilagem da sua fração, como se estivesse na sala.
• A convocatória tem de dizer que a assembleia se realiza, ou pode realizar-se, por videoconferência, e indicar o meio (a ligação ou como obtê-la).
• A identidade de quem participa e o sentido do seu voto têm de ser verificáveis pela mesa: câmara ligada na chamada nominal, voto declarado em voz ou por escrito no chat, registo na ata.
• Quem não tem meios para participar à distância deve ter alternativa: presença física quando a assembleia é mista, ou procuração.

A ata não muda

A ata é lavrada e assinada por quem presidiu e por quem secretariou, e fica no livro de atas. Os presentes assinam quando é prática do condomínio, mas a assinatura de cada condómino não é condição de validade, e os participantes por videoconferência obviamente não assinam no momento. O que a ata deve registar a mais, numa assembleia à distância, é:

• que a assembleia se realizou por videoconferência (ou de forma mista), e por que meio;
• quem participou à distância, com a permilagem, e como a mesa verificou a identidade;
• o sentido de voto de cada participante à distância em cada ponto.

A ata por email

O que chega por email é uma cópia da ata. Para os ausentes, essa comunicação é o que faz começar os prazos de impugnação (artigo 1433.º), por isso convém que seja feita com prova de receção. Mas a cópia tem de ser da ata assinada: um PDF sem as assinaturas de quem presidiu e secretariou não é a ata, é um rascunho. Sem a ata assinada não há título executivo para cobrar as quotas que ela aprova (artigo 6.º do DL 268/94).

Três erros a evitar

1. Reunião no Teams sem que a convocatória o dissesse. Quem não pôde entrar pode impugnar.
2. Ata "aprovada por email". A ata não se aprova por resposta de email; regista-se, assina-se e comunica-se. A aprovação da ata anterior é ponto da assembleia seguinte.
3. Nenhum registo de quem votou o quê à distância. Sem isso, qualquer contagem por permilagem é indefensável.

Para o administrador

Ponha a ligação na convocatória, faça a chamada nominal com a permilagem, registe os votos à distância na ata, assine-a com o secretário no próprio dia e envie a cópia assinada a todos com prova de receção. O Condie regista a presença por videoconferência como presença, conta-a no quórum e nas votações, e assinala-a na ata.