Orçamento do condomínio, passo a passo

O orçamento é a peça que transforma as obrigações do prédio em quotas concretas. É também o documento que, uma vez aprovado em ata, torna essas quotas exigíveis. Vale a pena tratá-lo com o cuidado que essa dupla função justifica.

O calendário

A assembleia ordinária reúne obrigatoriamente na primeira quinzena de janeiro, para aprovar as contas do ano findo e o orçamento do ano que começa. Como a convocatória exige antecedência mínima, na prática o trabalho faz-se em dezembro:

1. Início de dezembro: fechar as contas do ano e apurar saldos.
2. Meio de dezembro: preparar a proposta de orçamento.
3. Enviar a convocatória com a proposta de orçamento e as contas em anexo, respeitando a antecedência legal.
4. Primeira quinzena de janeiro: assembleia, votação, ata.
5. Depois da ata: emitir a cobrança das novas quotas, com os valores aprovados.

Enviar a proposta com a convocatória, e não apresentá-la na reunião, é o que faz a diferença entre uma assembleia de uma hora e uma de três.

As rubricas

Um orçamento de condomínio típico organiza-se em quatro blocos. Os valores variam muito com a dimensão e a idade do prédio, por isso o que interessa é a estrutura.

1. Despesas correntes fixas

• Limpeza das partes comuns
• Eletricidade das partes comuns, incluindo elevador e garagem
• Água das partes comuns e rega
• Manutenção do elevador, com contrato anual
• Seguro do prédio, obrigatório contra o risco de incêndio nos termos do artigo 1429.º do Código Civil
• Administração, quando é remunerada
• Manutenção de equipamentos: portão, videoporteiro, bombas

2. Despesas periódicas previsíveis

• Inspeções obrigatórias, como a periódica do elevador
• Limpeza de caleiras e algerozes antes do inverno
• Desinfestação
• Pequenas reparações recorrentes

3. Fundo comum de reserva

Linha própria, no mínimo 10% da quota-parte de cada condómino nas restantes despesas. Não é uma almofada de tesouraria: é dinheiro afeto a obras de conservação, e as contas devem permitir ver o seu saldo separadamente.

4. Obras previstas

Se há uma obra planeada para o ano, entra aqui com orçamento de fornecedor sempre que possível. Se é uma obra grande a financiar pelo fundo de reserva, indique-o expressamente para que a assembleia perceba o efeito no saldo.

Como estimar cada rubrica

1. Parta do realizado. A despesa efetiva do ano anterior, rubrica a rubrica, é a melhor base disponível.
2. Corrija o que já sabe que muda. Contratos revistos, atualizações de seguro, alterações de tarifa.
3. Some uma margem de prudência. Uma margem modesta na rubrica de reparações evita quotas extraordinárias por avarias normais.
4. Considere o saldo transitado. Um excedente do ano anterior pode reduzir as quotas do ano seguinte, mas deve ser decidido em assembleia e ficar escrito na ata, não aplicado em silêncio.

De orçamento a quota

Aprovado o total, reparte-se pelas frações na proporção das permilagens, com as despesas de uso restrito, como o elevador, repartidas apenas pelos condóminos servidos. O resultado que interessa apresentar à assembleia é uma tabela simples: fração, permilagem, quota mensal, quota anual.

Um condómino não vota um orçamento, vota o que vai pagar por mês. Quem leva as duas leituras para a reunião aprova mais depressa.

Prestação de contas

O orçamento do ano novo discute-se sempre ao lado das contas do ano velho, e as duas coisas juntas são o momento em que a administração se legitima. Leve:

• Mapa de receitas e despesas realizadas, por rubrica
• Comparação entre orçamentado e realizado, com os desvios explicados
• Saldo das contas bancárias à data de fecho
• Saldo do fundo comum de reserva, isolado
• Mapa de dívidas por fração

O mapa de dívidas costuma ser o ponto desconfortável da reunião, e é exatamente por isso que deve estar lá. Um condomínio que nunca mostra quem deve acaba a financiar os incumpridores com o dinheiro de quem paga a horas.